Qu'est-ce qu'un bordereau de remise ?

Qu’est-ce qu’un bordereau de remise ?

Un bordereau de remise, également appelé avis de remise, est un document d’information sur un paiement qui accompagne ou suit un paiement effectué afin d’aider le bénéficiaire à identifier, rapprocher et enregistrer correctement les fonds reçus. Il ne déclenche ni n’exécute un transfert. Il explique le contexte d’un paiement déjà envoyé via une banque, un réseau de paiement ou une plateforme financière.

Définition : Un bordereau de remise (avis de remise) est un document qui précise la finalité d’un paiement afin que le bénéficiaire puisse le rapprocher et l’enregistrer.

Dans les pratiques bancaires et comptables courantes, le transfert est initié via un instrument distinct, tel qu’une demande de virement, un ordre de paiement, une demande de virement bancaire ou une instruction de virement en ligne. Le bordereau de remise sert principalement à communiquer les détails du paiement à des fins de rapprochement, de comptabilité, d’audit et de service client.

Les bordereaux de remise sont largement utilisés dans la facturation commerciale, les paiements transfrontaliers, les virements de frais de scolarité ou de loyers, ainsi que pour les dépôts en monnaie fiduciaire, lorsque l’appariement précis des fonds entrants avec des factures, des comptes ou des utilisateurs de plateformes est requis.

Quelles sont les informations clés d’un bordereau de remise ?

Un bordereau de remise comporte des informations structurées permettant au bénéficiaire ou au système récepteur d’identifier la source et la finalité d’un paiement et de l’affecter correctement.

Les informations sur l’expéditeur incluent généralement le nom du payeur et la référence du compte émetteur. Les informations sur le bénéficiaire comprennent le nom du bénéficiaire ainsi que des identifiants, tels que le numéro de compte ou l’IBAN, et, le cas échéant, les coordonnées bancaires de réception. Les informations de paiement incluent le montant, la devise, la date de paiement et la finalité indiquée, comme un numéro de facture, une référence de scolarité ou un identifiant de dépôt sur une plateforme.

Dans un contexte transfrontalier, les bordereaux de remise peuvent mentionner des identifiants bancaires, tels que des codes SWIFT ou des IBAN, pour préciser les comptes impliqués. Ces identifiants facilitent l’identification et le rapprochement, mais ne permettent pas eux-mêmes d’acheminer ou d’exécuter le paiement. De nombreux systèmes reposent essentiellement sur un numéro de référence ou un champ message, qui sert de clé de rapprochement pour l’appariement automatisé.

Comment les bordereaux de remise sont-ils utilisés lors des virements bancaires ?

Les bordereaux de remise ne déplacent généralement pas de fonds dans le système bancaire. Ils sont utilisés en complément des virements bancaires pour faciliter le rapprochement et la tenue des registres.

Après l’initiation d’un paiement par une instruction de virement ou une demande de virement, le bordereau de remise peut être généré automatiquement ou transmis manuellement au bénéficiaire. Les équipes comptables, les plateformes ou les banques réceptrices utilisent les informations du bordereau pour associer les fonds entrants à la bonne facture, au bon client ou à la bonne écriture comptable interne.

Dans les transferts transfrontaliers coordonnés via SWIFT, les messages de paiement coordonnent les instructions interbancaires, tandis que le règlement intervient via les comptes de correspondants et les dispositifs de compensation des banques. Les informations de remise peuvent être incluses dans les champs de message ou envoyées séparément sous forme d’avis de remise pour faciliter le rapprochement après paiement.

En quoi un bordereau de remise diffère-t-il d’un transfert sur blockchain ?

Dans la banque traditionnelle, les bordereaux de remise sont des documents hors chaîne utilisés pour le rapprochement. Dans les systèmes blockchain, le transfert lui-même est enregistré sur la chaîne.

Dans les systèmes blockchain, le transfert est enregistré sur la chaîne, et certains réseaux prennent en charge des métadonnées optionnelles, par exemple un champ mémo. Cependant, une grande partie du contexte de paiement, comme les numéros de facture ou les identifiants client, est généralement gérée hors chaîne. Cela diffère fondamentalement des bordereaux de remise, qui existent précisément pour communiquer le contexte du paiement.

Comment remplir un bordereau de remise ?

Remplir correctement un bordereau de remise permet au bénéficiaire d’identifier et d’affecter le paiement sans délai.

Étape 1 : Vérifier les détails du paiement. Vérifiez le montant, la devise et la date du paiement déjà initié.

Étape 2 : Saisir les informations de l’expéditeur. Utilisez le même nom et la même référence de compte que lors du transfert initial.

Étape 3 : Spécifier la finalité du paiement. Indiquez les numéros de facture, références de scolarité, identifiants client ou notes internes de paiement.

Étape 4 : Ajouter les numéros de référence. Pour les dépôts sur plateforme tels que les exchanges, ce champ est essentiel pour le rapprochement automatisé.

Étape 5 : Conserver la confirmation. Conservez une copie du bordereau de remise ou de l’avis électronique pour l’audit et la résolution des litiges.

Exemples de bordereaux de remise

Paiement de facture. Une entreprise effectue un virement bancaire et fournit un avis de remise mentionnant les numéros de facture INV 1042 et INV 1043 afin que le fournisseur puisse solder les créances.

Paiement de frais de scolarité. Un parent transfère des fonds à l’international et indique l’identifiant étudiant ainsi que la référence du semestre dans le bordereau de remise pour garantir l’imputation correcte par l’établissement.

Dépôt sur une plateforme d’échange en monnaie fiduciaire. Un utilisateur dépose des fonds via virement bancaire et inclut le numéro de référence fourni par la plateforme afin que le solde soit crédité automatiquement.

Quels sont les frais et délais de règlement typiques pour les remises transfrontalières ?

Les bordereaux de remise ne déterminent pas eux-mêmes les frais ou les délais de règlement. Ces éléments dépendent entièrement du mode de paiement sous-jacent.

Des informations de remise incomplètes ou erronées peuvent retarder le rapprochement après l’arrivée des fonds, même si le règlement a bien eu lieu.

Quel est le rôle d’un bordereau de remise lors d’un dépôt ou d’un retrait sur Gate ?

Pour les dépôts en monnaie fiduciaire sur Gate, le bordereau de remise sert d’information de rapprochement, et non d’autorisation de paiement.

Après l’initiation d’un virement bancaire par l’utilisateur, Gate fournit un numéro de référence unique. À la réception des fonds, les informations de remise servent à associer le paiement au bon compte utilisateur. Des informations de remise précises facilitent le crédit rapide et peuvent contribuer à la tenue des registres et aux contrôles de conformité si nécessaire.

Quels sont les principaux risques et écueils liés aux bordereaux de remise ?

Les risques les plus courants concernent les retards de rapprochement plutôt que les échecs de transfert. Des références incorrectes, des noms discordants ou des motifs de paiement imprécis peuvent empêcher l’imputation rapide des fonds.

Des descriptions vagues ou incohérentes peuvent déclencher des contrôles anti blanchiment, même si le paiement sous-jacent est légitime. Les bonnes pratiques incluent une dénomination cohérente, des références précises et la conservation des justificatifs.

Bordereau de remise vs formulaire de virement vs ordre de paiement

Quels sont les points clés à retenir sur les bordereaux de remise ?

Un bordereau de remise n’est pas une instruction de paiement. Il s’agit d’un document transactionnel destiné à expliquer, rapprocher et enregistrer un paiement déjà initié. Des informations de remise précises réduisent les retards de rapprochement, favorisent la justesse comptable et améliorent la clarté opérationnelle. Confondre bordereau de remise, ordre de paiement ou demande de virement peut entraîner des erreurs de traitement et de comptabilité.

FAQ

Quelle est la différence fondamentale entre un bordereau de remise et un transfert ?

Un transfert déplace des fonds. Un bordereau de remise explique le transfert après son exécution.

Comment vérifier l’authenticité d’un bordereau de remise ?

La vérification consiste à comparer les informations du bordereau avec les relevés bancaires, les numéros de référence, les dates et les montants à l’aide des enregistrements officiels de la banque ou de la plateforme.

Pourquoi Gate exige-t-il un bordereau de remise pour les dépôts bancaires ?

Gate utilise les informations de remise pour associer les fonds entrants aux comptes utilisateurs et maintenir des enregistrements de transaction précis. Cela n’autorise ni n’exécute le transfert.

Quelle est la différence entre un bordereau de remise national et international ?

La finalité est identique. Les bordereaux de remise internationaux comportent généralement davantage d’identifiants en raison de la complexité transfrontalière, mais aucun des deux ne déclenche le paiement.

Si vous perdez votre bordereau de remise, pouvez-vous quand même prouver que les fonds ont été crédités ?

Oui. Les relevés bancaires, historiques de transactions et confirmations de plateforme peuvent servir de justificatifs même sans le bordereau de remise d’origine.